- Ana Sayfa
- Çocuk Kulübü Yıllık Takvim
Çocuk Kulübü Yıllık Takvimi: Eylülden Hazirana Evrak Akışı
Çocuk kulübü yönergesi bir takvim vermez. Maddeleri baştan sona okuyunca ortaya çıkan şudur: yalnızca birkaç işin zamanı yazılıdır (zümre toplantısı, aylık denetim, aylık ücret), geri kalanı ya süreye bağlıdır ("7 iş günü", "20 gün", "bir ay") ya da hiçbir tarih taşımaz. Aşağıdaki çizelge yalnızca yönergede ay, dönem veya süresi geçen işleri gösterir. Yönergede olmayan bir işi (örneğin SGK bildirgesi ya da muhtasar beyanname günü) buraya yazmadık; onlar kulüp yönergesinin değil vergi ve sosyal güvenlik mevzuatının konusudur.
Çizelge
- Yönergede açık ay ya da dönem
- Yalnızca yaz/tatil kulübü açıksa
- Tek seferlik olay
Tablo karşılığı
| İş | Ne zaman | Açıklama | Madde |
|---|---|---|---|
| Ay ve döneme bağlı işler | |||
| Kulüp açma kararı ve velilere duyuru | Öncesi | Bir sonraki yıl için kayıtlar başlamadan önce karar; kayıt döneminde duyuru | md. 5/2, 5/3 |
| Kayıt, EK-2 sözleşme, EK-4 ve EK-5 | Eylül – Haziran | Eğitim öğretim yılı kayıtlarıyla başlar, yıl boyunca sürer; EK-2 kayıtta imzalanır | md. 8, 9/3, 5/4 |
| Zümre toplantısı | Olay: Eylül, Ocak, Şubat, Haziran, Ağustos | Yılın başı, ortası, sonu; yönerge ay yazmaz. Uygulamada dönemlerin başında ve sonunda yapılır: Eylül, Ocak/Şubat, Haziran; yaz kulübünde Ağustos sonu | md. 12/8-d |
| Veli ücretinin peşin yatırılması | Eylül – Haziran. Yaz/tatil kulübü varsa: Temmuz, Ağustos | Her ay peşin; bir ay içinde yatırılmazsa çocuk sonraki ay etkinliklere alınmaz ve ilişiği kesilir | md. 14/2, 14/3 |
| Bordro ve aylık brüt ödemeler | Eylül – Haziran. Yaz/tatil kulübü varsa: Temmuz, Ağustos | Aylık brüt ödemeler; artan tutar aylık temel giderlere aktarılır | md. 15/3, 16/4, 16/8 |
| Denetim payının il hesabına yatırılması | Eylül – Haziran. Yaz/tatil kulübü varsa: Temmuz, Ağustos | Gelirin %1'i her ay il millî eğitim müdürlüğü hesabına yatırılır | md. 16/9 |
| Aylık denetim ve EK-6 formu | Eylül – Haziran. Yaz/tatil kulübü varsa: Temmuz, Ağustos | Yönetim kurulu başkanı ve denetim yetkilisi aylık denetler | md. 18/1 |
| Yarıyıl ve yaz tatilinde günlük 10 saate kadar etkinlik | Yaz/tatil kulübü varsa: Ocak, Şubat, Temmuz, Ağustos | Tatil ayları yıla göre değişir; yönerge ay adı vermez | md. 6/1-c |
| Yıl boyunca (yönergede tarih verilmemiş) | |||
| Aylık/yıllık etkinlik planı: hazırlanır, müdürlükçe onaylanır | Yıl boyunca | Tarih yok; onaylanmadan uygulanmaz | md. 12/4 |
| Karar Defteri, Yoklama Defteri, Gelir-Harcama ve Plan dosyası, Denetim dosyası | Yıl boyunca | Yıl boyunca tutulur; uygun olanlar elektronik ortamda da olabilir | md. 17 |
| Sözleşmeli personelle kısmi zamanlı sözleşme | Yıl boyunca | Çalışacağı saatler belirtilerek imzalanır; tarih yok | md. 12/6 |
Ay adları okul takvimine göre kayabilir: yönerge Eylül ya da Haziran demez, "eğitim ve öğretim yılı" der (md. 8). Çizelge, yılın Eylülde başlayıp Haziranda bittiğini varsayar.
Her ay yinelenen dört iş
Yıl boyunca her ay aynı döngü döner. Veli ücreti peşin yatırır ve dekontu yönetime teslim eder (md. 14/2). Personel ödemeleri bordro düzenlenerek yapılır (md. 15/3). Gelirin %1'i il millî eğitim müdürlüğünün açtığı hesaba gönderilir; bu hesapta toplanan para denetim yetkililerine dağıtılır, kalan kısım ay sonunda okulların hesabına geri döner (md. 16/9). Yönetim kurulu başkanı ile denetim yetkilisi evrak, defter ve dosyaları aylık denetler; sonuç EK-6 formuyla kayda geçer (md. 18/1).
Yönerge bu işlerin birbirine göre sırasını yazmaz; yalnızca her birinin aylık olduğunu söyler. Denetim aylık olduğu için bir ayın evrakının (dekontlar, bordro, ödeme belgeleri) o ayın içinde dosyaya girmiş olması işinizi kolaylaştırır.
Açılış ve kayıt dönemi (Eylül varsayımıyla)
Yeni kulüp açılacaksa okul yönetimi kayıtlar başlamadan önce kurumun türünü, imkân ve şartlarını, öğrencilerin sınıf seviyesini ve çevrenin özelliklerini dikkate alarak karar verir (md. 5/2); açılması planlanan kulüpler kayıt döneminde velilere duyurulur (md. 5/3). Onay yazısı EK-1 ile il/ilçe müdürlüğüne gönderilir ve müdürlük 7 iş günü içinde karara bağlar (md. 5/1). Karar süresi 7 iş güne kadar çıkabileceğinden planlamayı buna göre yapmak işinizi kolaylaştırır; yönerge EK-1'in kayıttan önce gönderilmesini ayrıca yazmaz.
Kayıtlar eğitim öğretim yılı kayıtlarıyla birlikte başlar ve yıl boyunca devam eder (md. 8). Kayıtlı çocuğun velisiyle EK-2 imzalanır (md. 9/3); EK-4 ve EK-5'in doldurulması denetim formunda sorulur, okul öncesinde başka okuldan gelen çocuklar için md. 5/4'te açıkça sayılır. Zümre toplantısının ilki yılın başındadır: yönergeye göre koordinatör öğretmen, kulüp öğretmenleriyle birlikte yılın başı, ortası ve sonunda zümre toplantısı yapar (md. 12/8-d).
Yıl ortası ve Haziran
Zümre toplantısının ikincisi yılın ortasında, üçüncüsü yılın sonundadır. Yönerge "orta" için bir ay belirtmez; uygulamada toplantılar dönemlerin başında ve sonunda yapılır, bu yüzden çizelgede Eylül, Ocak/Şubat ve Haziran işaretlidir. Tarihi okulunuz kendi takvimine göre koyar. Yarıyıl tatilinde günlük 10 etkinlik saatine kadar kulüp açılabilir (md. 6/1-c); öğretmen, usta öğretici ve koordinatör ücretleri girdikleri kulüp etkinlik saatine göre paylaştırılır (md. 16/5).
Yaz: Ağustos sonu
Yaz tatilinde de çocuk kulübü açılabilir (md. 7/2). Yaz döneminde faaliyet gösteren kulüplerde koordinatör öğretmen ağustos ayı sonunda zümre toplantısı yapar (md. 12/8-d). Okulların açık olduğu zamanlarda yalnızca kulüp için görevlendirilen personele ve yazın gün boyunca çalıştırılan temizlik, bakım ve beslenme personeline asgari ücretten fazla olmamak üzere ödeme yapılır; fark temel giderlerden karşılanır (md. 16/2).
Tarihe değil süreye bağlı kurallar
Takvimde yeri olmayan ama evrakı doğrudan etkileyen süreler aşağıda. Hepsi yönerge metnindendir.
| Süre / sınır | Ne anlama gelir | Madde |
|---|---|---|
| 7 iş günü | Müdürlük, EK-1 onay yazısını bu sürede karara bağlar. | 5/1 |
| 20 gün | Mazeretsiz ve kesintisiz 20 gün devam etmeyen çocuğun kulüple ilişiği kesilir, veli bilgilendirilir. | 10/2 |
| 7 günden fazla | Sağlık raporuna dayalı hastalık gibi özürlerle yapılan devamsızlıkta, gelinmeyen günlerin ücreti sonraki aya sayılır. | 10/3 |
| 1 ay | Ücret bir ay içinde yatırılmazsa çocuk sonraki ay etkinliklere alınmaz ve kulüple ilişiği kesilir. | 14/3 |
| 15 gün | Görevlendirilen öğretmen, usta öğretici veya koordinatör en az 15 gün önceden görevlendirme onayının iptalini isteyebilir; yerine biri gelene kadar, en çok 15 gün görevini sürdürür. | 12/3 |
| Günlük 2–6 saat | Kulüp etkinlik saati günde 2 saatten az, 6 saatten çok olamaz; etkinlik en geç 18.30'da biter. Yarıyıl ve yaz tatilinde günlük 10 saate kadar. | 6/1-c |
| Bir alanda günde en çok 2 saat | Aynı alandaki etkinlik günlük iki etkinlik saatini aşamaz. | 6/1-ç |
| 50 / 40 dakika | Bir kulüp etkinlik saati okul öncesinde 50, ilköğretimde 40 dakikadır. | 4/1-e |
Çizelgede neden "yıl boyunca" şeridi var
Plan, defter ve sözleşmeli personel sözleşmesi için yönerge tarih ya da ay vermez. Onları bir aya yazmak uydurma olurdu. Bu yüzden yıl boyunca şeridine koyduk. Hangi ay hangi planın onaylanacağını okul müdürlüğü ve il/ilçe müdürlüğünüz belirler.
Sık sorulan sorular
Yönerge evrak işleri için belirli bir son tarih veriyor mu?
Ayın belirli bir günü verilen iş yoktur. Yönerge süreleri gün, ay veya iş günü olarak verir: onay yazısı için 7 iş günü, devamsızlık için 20 gün, ücret ödemesi için bir ay, denetim için aylık. Zümre toplantısı için "eğitim öğretim yılının başı, ortası ve sonu" ifadesi kullanılır; yaz döneminde faaliyet gösteren kulüplerde ağustos ayı sonu belirtilmiştir (md. 12/8-d).
Çocuk kulübü denetimi ayda bir mi yapılır?
Evet. Madde 18/1'e göre yönetim kurulu başkanı ile denetim yetkilisi evrak, defter ve dosyaları ile eğitim etkinliklerini aylık olarak denetler. Sonuç EK-6 Denetim Formu'na yazılır ve kulüp denetim dosyasında saklanır.
Aylık ücret hangi güne kadar yatırılır?
Yönerge gün vermez. Veli ücreti her ay peşin yatırır ve dekontu kulüp yönetimine teslim eder (md. 14/2). Ücreti bir ay içinde yatırmayan velinin çocuğu bir sonraki ay etkinliklere alınmaz ve kulüple ilişiği kesilir (md. 14/3). Ayın hangi gününe kadar yatırılacağı yönergede ve EK-2 sözleşmesinde yazmaz; tereddütte il/ilçe müdürlüğünüze danışın.
Yaz tatilinde kulüp açılırsa takvim değişir mi?
Yaz tatilinde de kulüp açılabilir (md. 7/2). Bu dönemde günlük 10 etkinlik saatine kadar faaliyet yapılabilir (md. 6/1-c) ve zümre toplantısı ağustos ayı sonunda yapılır (md. 12/8-d). Yönerge aylık ücret, bordro ve denetim için yaz dönemine özgü ayrı bir akış tarif etmez; yaz dönemindeki ödeme sınırı md. 16/2 hükmündedir.
Bayram ve resmî tatillerde kulüp çalışır mı?
Hayır. Ulusal bayramlar, genel tatiller ve yönergede anılan mevzuata göre belirlenen tatillerde çocuk kulübü faaliyetleri yapılmaz. İlköğretim kurumlarında hafta sonlarında da etkinlik yapılabilir (md. 6/1-d).
İlgili sayfalar
Hangi formun kim tarafından, hangi anda doldurulduğunu çocuk kulübü evrakları sayfasında tablo halinde bulabilirsiniz. Aylık gelirin kimlere ne kadar düştüğü için gelir dağılımı hesaplayıcısına, teftişe hazır tutulacak dosyalar için teftiş dosyası sayfasına bakın.
Her ayın bordrosu elinizin altında olsun
Çocuk Kulübü Bordro Programı aylık bordroyu ve ödeme listesini yönerge oranlarına göre hazırlar; geçmiş dönemler arşivde kalır. İlk 14 gün ücretsiz.