Okul Aidat Takip Programı | Ekstre Eşleştirme ve TEFBİS

Süreç filmi

Bir dönem sonu işi, baştan sona

Listeyi yapıştırmaktan TEFBİS'e girişe ve borç mesajına kadar bütün süreç, bir dakikadan kısa sürede.

Öğrenciler

e-Okul'dan kopyaladığınız listeyi yapıştırın. Veriler bu bilgisayarda şifreli kalır.

Okul Öncesi Öğrenci İşlemleri

Arama Sonucu

Arama sonucu 54 kayıt listelenmiştir.

T.C. Kimlik No	Adı	Soyadı	Okul No	Sınıfı	Durumu
•••••••••46	Örnek	Öğrenci 1	101	Anaokulu 5 Yaş / A Şubesi	Aktif Öğrenci
•••••••••12	Örnek	Öğrenci 2	102	Anaokulu 5 Yaş / A Şubesi	Aktif Öğrenci
•••••••••88	Örnek	Öğrenci 3	103	Anaokulu 5 Yaş / B Şubesi	Aktif Öğrenci
•••••••••30	Örnek	Öğrenci 4	104	Anaokulu 5 Yaş / B Şubesi	Aktif Öğrenci
•••••••••74	Örnek	Öğrenci 5	105	Anaokulu 5 Yaş / B Şubesi	Aktif Öğrenci

Ctrl + C

e-Okul'dan yapıştırın

•••••••••46 Örnek Öğrenci 1 101 5 Yaş A

•••••••••12 Örnek Öğrenci 2 102 5 Yaş A

•••••••••88 Örnek Öğrenci 3 103 5 Yaş B

•••••••••30 Örnek Öğrenci 4 104 5 Yaş B

•••••••••74 Örnek Öğrenci 5 105 5 Yaş B

İçe aktar İçe aktarıldı

Ö1Örnek Öğrenci 15 Yaş A

Ö2Örnek Öğrenci 25 Yaş A

Ö3Örnek Öğrenci 35 Yaş B

Ö4Örnek Öğrenci 45 Yaş B

Ö5Örnek Öğrenci 55 Yaş B

Liste yalnızca bu bilgisayardaki şifreli dosyada saklanır.

Ctrl + V

5 öğrenci eklendi

Ekstre yükle

Banka ekstresini (PDF veya Excel) yükleyin; dosya bu bilgisayardan dışarı çıkmaz.

5 yeni ödeme kaydedildi

4 tanesi otomatik eşleşti (TC, anahtar kelime, isim).

Eşleşmeyenleri kontrol etEşleşmeyenleri kontrol et

Banka

Ziraat Bankası

ziraat-ekstre.pdf

Ekstre dosyasını buraya sürükleyin

ziraat-ekstre.pdf

Ekstre okunuyor…Okundu, ödemeler kaydedildi

5 ödeme okundu

Ödemeler

Ödemeler TC, anahtar kelime ve isimle öğrencilerle eşleşir; eşleşmeyeni siz atarsınız.

0 / 5 eşleşti1 / 5 eşleşti2 / 5 eşleşti3 / 5 eşleşti4 / 5 eşleşti5 / 5 eşleşti

FAST GELEN ORNEK VELI 1 EYLUL AIDAT₺1.500,00

…İsim ile

Örnek Öğrenci 1

HAVALE ORNEK VELI 2 AIDATI₺1.500,00

…İsim ile

Örnek Öğrenci 2

GELEN FAST O VELI 3 ODEME₺1.500,00

…?Elle ile

Öğrenci ata ▾Örnek Öğrenci 3

EFT 123****890 EYLUL EKIM AIDAT₺3.000,00

…TC ile

Örnek Öğrenci 4

FAST ORNEK VELI 5 1 AY₺750,00

…Anahtar ile

Örnek Öğrenci 5

Tüm ödemeler eşleşti

TEFBİS

Eşleşen kayıtlar program içindeki pencerede sırayla TEFBİS'e girilir.

5 kayıt gönderilmeyi bekliyorKayıtlar giriliyor…Gönderim tamamlandı TEFBİS'e gönder TEFBİS'e gönder

tefbis.meb.gov.tr 0 / 51 / 52 / 53 / 54 / 55 / 5

Örnek Öğrenci 1 sıradaTEFBİS'e giriliyor…girildi ₺1.500,00
Örnek Öğrenci 2 sıradaTEFBİS'e giriliyor…girildi ₺1.500,00
Örnek Öğrenci 3 sıradaTEFBİS'e giriliyor…girildi ₺1.500,00
Örnek Öğrenci 4 sıradaTEFBİS'e giriliyor…girildi ₺3.000,00
Örnek Öğrenci 5 sıradaTEFBİS'e giriliyor…girildi ₺750,00

5 kayıt TEFBİS'e girildi

Aidat durumu

Ay ay kimin ödediğini görün; borçlu aylar için mesajı hazır alın.

Öğrenci	Eylül	Ekim	Kasım	Aralık
Örnek Öğrenci 1
Örnek Öğrenci 2
Örnek Öğrenci 3
Örnek Öğrenci 4
Örnek Öğrenci 5

Merhaba Örnek Öğrenci 5 velisi, Ekim, Kasım, Aralık aidatınız (₺2.250) henüz alınmamıştır. Ödemeyi yaptıktan sonra lütfen bize bildirin. Teşekkürler.

WhatsApp'ta açMesajı kopyala Kopyalandı

Dönem sonu işi tamam

Elle yazmadan, saatler yerine dakikalar içinde.

Temsili görünüm: ekran çizimdir; adlar ve tutarlar kurgusaldır.

Programın içinden

Gerçek ekran görüntüleri

Görüntüler örnek (kurgusal) verilerle hazırlanmıştır; gerçek kişi veya tutar içermez. Büyütmek için tıklayın.

AidatTakip programında aidat durumu tablosu: öğrenciler, ay ay ödendi, kısmi ve ödenmedi işaretleri ile beklenen, tahsil edilen ve kalan tutarlar — **Aidat durumu**Her öğrencinin ay ay ödemesi, beklenen, tahsil edilen ve kalan tutar tek tabloda.

AidatTakip programında ekstre yükleme ekranı: banka seçimi, dosya sürükleme alanı ve kaydedilen ödemelerin özeti — **Ekstre yükleme ve eşleştirme**Banka ekstresini yükleyin; ödemeler öğrencilerle eşleştirilir, eşleşmeyenler ayrıca kontrol edilir.

AidatTakip programında TEFBİS gönderim ekranı: gönderim ilerlemesi, girilen, hatalı ve sıradaki kayıtlar ile gönderilecek kayıt listesi — **TEFBİS'e gönderim**Kayıtlar program içindeki pencerede sırayla TEFBİS'e girilir; girildi, hata ve sırada durumları canlı görünür.

Okul aile birliğinde aidat takibi çoğu zaman banka ekstresi, bir Excel listesi ve veli telefonları arasında gidip gelmekle geçer. Evrak İşleri Okul Aidat Takip Programı bu işleri tek yerde toplar: ekstreyi yüklersiniz, ödemeler öğrencilerle eşleşir, borçlu velilere gidecek mesaj hazırlanır ve kayıtlar TEFBİS'e program içinden işlenir.

Aidat takibinde yaşanan zorluk

Aidatlar çoğunlukla banka havalesi veya EFT ile gelir. Açıklama alanına velinin yazdığı metin çok değişkendir: bazen öğrencinin adı, bazen velinin adı, bazen yalnızca "aidat" yazılır. Bu ödemeleri tek tek öğrencilerle eşleştirmek hem vakit alır hem de hataya açıktır. Dönem sonunda aynı bilgiler bir kez daha TEFBİS ekranına elle yazılır; kayıt sayısı arttıkça atlanan ya da iki kez girilen kayıtlar çıkar.

Program nasıl çalışır?

Öğrenci listesini ekleyin. E-Okul'dan kopyalayıp yapıştırın ya da Excel ile aktarın. Öğrencileri sınıfa ve gruba göre ayırabilirsiniz.
Banka ekstresini yükleyin. VakıfBank ve Ziraat için PDF, tüm bankalar için Excel desteklenir.
Ödemeler otomatik eşleşir. Eşleştirme T.C. kimlik numarası, öğrenciye tanımladığınız anahtar kelime ve isim üzerinden yapılır. Eşleşmeyenleri kendiniz atarsınız.
TEFBİS'e işleyin. Eşleşen kayıtlar tek tıkla TEFBİS'e işlenir; her kaydın durumunu canlı izlersiniz.
Takip edin. Aidat durumu tablosunda her öğrencinin ay ay ödemesini görür, borçlu aylar için mesajı kopyalarsınız.

Banka ekstresi yükleme ve otomatik eşleştirme

Ekstreyi yüklediğinizde program gelen ödemeleri öğrenci listenizle karşılaştırır. Eşleşen ödemeler ilgili öğrencinin ilgili ayına yazılır. Açıklaması anlaşılamayan ödemeler "eşleşmeyen" olarak ayrı listelenir ve bunları birkaç tıklamayla elle atarsınız. Aynı ekstreyi yanlışlıkla ikinci kez yüklerseniz aynı ödeme tekrar kaydedilmez, çift kayıt oluşmaz.

TEFBİS'e otomatik işleme

TEFBİS penceresi programın içinde açılır; tarayıcı eklentisi kurmanız gerekmez. MEBBİS giriş bilgilerinizi kendiniz yazarsınız ve şifreniz sunucularımıza gönderilmez. Girişten sonra eşleşen ödemeler sırayla TEFBİS'e işlenir; her kaydın "girildi", "hata" ya da "sırada" durumu listede görünür. İşlem yarıda kesilse bile girilmiş kayıtlar tekrar girilmez. Bir kayıt hata verirse nedeni kaydın yanında yazar, kalanları yeniden deneyebilirsiniz. Bu özellik ayrı bir ürün değil, aidat programının parçasıdır; ayrıntı için TEFBİS botu sayfasına bakabilirsiniz.

Borç mesajı ve raporlar

Mesajın hangi aya kadar olan borcu yazacağını siz seçersiniz.
Mesajı kopyalayıp istediğiniz uygulamaya yapıştırır ya da WhatsApp'ta doğrudan açarsınız.
Aidat durumu tablosunda borcu olan öğrencileri filtreleyebilir, tabloyu PDF veya Excel olarak dışa aktarabilirsiniz.

Verileriniz bilgisayarınızda kalır

Öğrenci listesi, T.C. numaraları, ödemeler ve ekstreler yalnızca sizin bilgisayarınızdaki şifreli dosyada saklanır. Sunucuda yalnızca hesabınız, abonelik durumunuz ve cihaz kaydınız bulunur. Verilerinizi tek tıkla yedekleyebilir, bilgisayarı değiştirirken yedeği yeni bilgisayara taşıyabilirsiniz. Bu konuyu masaüstü program sayfasında ayrıntılı anlattık.

Sistem gereksinimi ve fiyat

Program Windows 10 ve 11 (64 bit) üzerinde çalışır. Kurulum tek tıkla yapılır, yönetici yetkisi gerekmez. Başlangıç planı aylık 149 TL (100 kişiye kadar), Büyüme planı aylık 199 TL (sınırsız kişi); çocuk kulübü bordro ile birlikte Bordro + Aidat Takip paketi yıllık 4.000 TL (hepsi KDV dahil). İlk 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz. Ayrıntılar fiyatlar sayfasında.

Çocuk kulübü bordrosunu da hesaplıyorsanız aynı hesapla çocuk kulübü bordro programını kullanabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Okul aidat takip programı hangi bankaların ekstresini okur?

VakıfBank ve Ziraat Bankası ekstreleri PDF olarak, tüm bankaların ekstreleri Excel olarak yüklenebilir. İş Bankası ve Garanti BBVA için Excel desteği vardır.

Ödemeler öğrencilerle nasıl eşleşiyor?

Program ödemeleri T.C. kimlik numarası, öğrenciye tanımladığınız anahtar kelime ve isim üzerinden eşleştirir. Eşleşmeyen ödemeleri kendiniz bir öğrenciye atarsınız. Aynı ekstre ikinci kez yüklenirse aynı ödeme tekrar kaydedilmez.

TEFBİS girişi için tarayıcı eklentisi kurmam gerekir mi?

Hayır. MEBBİS ve TEFBİS programın içindeki pencerede açılır. Giriş bilgilerinizi kendiniz yazarsınız; şifreniz sunucularımıza gönderilmez.

Öğrenci ve T.C. bilgileri nerede tutuluyor?

Öğrenci listesi, T.C. numaraları, ödemeler ve ekstreler yalnızca sizin bilgisayarınızdaki şifreli bir dosyada saklanır. Sunucuda yalnızca hesabınız, abonelik durumunuz ve cihaz kaydınız bulunur.

Hangi bilgisayarda çalışır, internet gerekir mi?

Windows 10 ve 11 (64 bit) üzerinde çalışır. Girişte ve abonelik denetiminde internet gerekir; giriş yaptıktan sonra internet olmasa da 7 gün çalışır. TEFBİS'e gönderim için internet gerekir.

Ücreti nedir, deneyebilir miyim?

Başlangıç planı aylık 149 TL (100 kişiye kadar), Büyüme planı aylık 199 TL (sınırsız kişi); Çocuk Kulübü Bordro ile birlikte Bordro + Aidat Takip paketi yıllık 4.000 TL (hepsi KDV dahil). İlk 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz. Ayrıntılar için fiyatlar sayfasına bakın.