- Ana Sayfa
- Çocuk Kulübü Evrakları
Çocuk Kulübü Evrakları: Hangi Evrak, Ne Zaman, Kim Hazırlar?
Çocuk kulübünün evrakı iki ayrı yerden gelir: yönergenin ek listesindeki formlar (EK-1, 2, 4, 5, 6) ve yönergenin 17. maddesinde sayılan defter ve dosyalar. Bu sayfa ikisini yan yana koyar: hangi evrak ne işe yarar, kim hazırlar veya imzalar, hangi anda doldurulur. Yazılanların tamamı yönerge metnine dayanır. Yönergede yazmayan bir şey için "yazmıyor" diyoruz; tahmin yürütmüyoruz.
Ek listesindeki formlar
| Ek | Ne işe yarar | Kim hazırlar, kim imzalar | Ne zaman |
|---|---|---|---|
| EK-1 Çocuk Kulübü Onay Örneği |
Kulübün açılması için il/ilçe millî eğitim müdürlüğünden onay istenir. Formda yönetim kurulu, öğretmen/usta öğretici/koordinatör listesi, görevli personel, kullanılacak mekânlar, etkinlik günleri, günlük saat sayısı, etkinlik saati ücreti, öğrenci sayısı, aylık tahmini bütçe ve etkinlik alanları yazılır. | Okul müdürlüğü teklif eder, il/ilçe millî eğitim müdürlüğü onaylar (md. 5/1). Formda okul müdürü ve müdür yardımcısı/şube müdürü için imza alanları ile il/ilçe millî eğitim müdürü için "OLUR" alanı vardır; müdür yardımcısı/şube müdürü satırı 5 yaş çocuklarının okullaşmasıyla ilgili bir uygun görüş cümlesi taşır. | Kulüp kurulmadan önce. Müdürlük, gelen onay yazısını 7 iş günü içinde karara bağlar (md. 5/1). |
| EK-2 Çocuk Kulübü Sözleşmesi |
Veli ile kulüp arasındaki yükümlülükleri belirler: etkinlik saati ücreti, peşin ödeme, devam, devamsızlıkta ücret, kulüple ilişiğin kesilmesi, uyuşmazlıkta yetkili mahkeme. 11 maddedir. | Veli ile yönetim kurulu başkanı imzalar; iki nüsha düzenlenir. | Çocuğun kulüp kaydı yapıldığında (md. 9/3). |
| EK-3 Örnek Bütçe Tablosu |
Hesaplamalar bu tabloya göre yapılır (md. 16/3). | Yönerge, tabloyu kimin imzalayacağını söylemez. | Yönerge tarih vermez. Not: EK-3, elimizdeki 31/7/2024 tarihli ek listesi dosyasında yer almıyor; form düzeni için il/ilçe müdürlüğünüzün örneğine bakın. |
| EK-4 Başvuru Formu |
Çocuğun, ailenin ve özel durumunun bilgilerini toplar. Dipnota göre çocukların kulübe alınmasında bu bilgiler esas alınır. | Müracaat eden veli doldurur; formda başvuranın imza alanı vardır. | Yönerge zaman belirtmez; form başvuru formudur. Kulüp kurulamayan okulların çocukları başka okulun kulübüne yazılırsa, okul öncesi kurumlarda bu çocuklar için de doldurtulur (md. 5/4). |
| EK-5 Acil Durumlarda Başvurulacak Kişiler Formu |
Anne, baba, çocuğu getirip götüren kişi, acil durumda aranacak kişi ve varsa çocuğa bakan doktor ya da hastanenin iletişim bilgilerini içerir. Dipnota göre karta bastırılarak çoğaltılır. | Formda imza alanı yoktur; kimin dolduracağı yazılmamıştır. | Yönerge zaman belirtmez. Okul öncesinde başka okuldan gelen çocuklar için md. 5/4'te sayılır; denetimde EK-6 "dolduruluyor mu?" diye sorar. |
| EK-6 Çocuk Kulübü Denetim Formu |
Aylık denetimin kaydıdır: öğretmen/usta öğretici sayıları, koordinatör, açılış onay tarihi ve sayısı, ücretsiz yararlanan öğrenci sayısı, bir önceki denetimin eksikleri, ödemelerin yönergedeki oranlarda yapılıp yapılmadığı gibi sorular. | Formda iki denetim yetkilisi ile kulüp yönetim kurulu başkanı için imza alanı vardır. | Aylık (md. 18/1). Form kulüp denetim dosyasında saklanır. |
Tutulacak defter ve dosyalar
Madde 17/1 çocuk kulüplerinde beş defter/dosya sayar. Uygun olanlar elektronik ortamda da tutulabilir (md. 17/2).
| Defter / dosya | Yönergeden çıkan not |
|---|---|
| Karar Defteri | İl/ilçe millî eğitim müdürlüğü tasdikli olmalı. Yönerge defterin içeriğini ve biçimini tarif etmez; tereddütte il/ilçe müdürlüğünüze danışın. |
| Kulüp Sınıf ve Yoklama Defteri | Koordinatör öğretmen, koordinatörlüğünü yaptığı usta öğreticilerin defterini imzalar (md. 12/8-b). |
| Gelir ve Harcama Belgeleri Defteri ve dosyası | Personel ödemeleri bordro düzenlenerek yapılır; tüm harcamaların belgeleri dosyalanır ve denetime hazır tutulur (md. 15/3). |
| Kulüp eğitim etkinlikleri program ve planlar dosyası | Aylık/yıllık plan öğretmen, usta öğretici ve koordinatör tarafından hazırlanır, okul müdürlüğünce onaylandıktan sonra uygulanır (md. 12/4). |
| Kulüp denetim dosyası | EK-6 denetim formları burada saklanır (md. 18/1). Bu dosya 2024 değişikliğiyle eklenmiştir. |
Dikkat edilecek yerler
Aşağıdakiler yönerge metninden çıkan somut noktalardır. "Yönergeye aykırılık" dediğimiz her yerde ilgili madde yanında yazılıdır.
EK-1: yönetim kurulu ve öğretmen listesi
- Yönetim kurulu madde 11/1'e uymalıdır: okul müdürünün başkanlığında bir müdür yardımcısı, kulüpte görevli bir öğretmen veya koordinatör öğretmen, çocuğunu kulübe kaydettirenler arasından okul yönetimince belirlenen bir veli ve okul aile birliği başkanı veya muhasip üyesi. EK-1'deki beş satır da bunu yansıtır.
- Müdür yardımcısı bulunmayan okullarda okul müdürlüğünün uygun gördüğü bir öğretmen kulüp yönetiminde görevlendirilir (md. 11/1).
- Okul yöneticileri kulüp öğretmeni olarak görevlendirilemez (md. 12/1). Bu nedenle EK-1'de kulüp öğretmeni olarak müdür ya da müdür yardımcısı adı yazılmaz. Müdür yardımcısı yalnızca koordinatör öğretmen olarak görevlendirilebilir ve bu da ancak istekli öğretmen ve öğretmen olarak atanma şartlarını taşıyan kimse bulunamazsa mümkündür (md. 12/2).
- Kulüp kurmak için en az 10 çocuk gerekir (md. 5/1); bir kulüpteki çocuk sayısının okul öncesinde 20'yi, ilköğretimde 30'u geçmemesi esastır (md. 5/6). EK-1'deki öğrenci sayısı bu aralıkla çelişmemeli.
- Kulüp kayıt ve diğer tüm işlemler e-Okul Yönetim Bilgi Sistemi üzerinden yapılır (md. 5/1).
EK-2: sözleşme maddeleri ve yönerge arasındaki bağ
- Sözleşmedeki etkinlik saati ücreti, yönetim kurulunun madde 14/1'e göre belirlediği ücrettir: ders saati ücretinin 1/6'sından az, 1/4'ünden fazla olamaz; beslenme hizmeti verilen kulüplerde üst oran 1/3'e kadar çıkabilir. Özel okullarda ücreti okul yönetimi belirler.
- Sözleşmenin 7. maddesi iki ayrı şeyi bir arada söyler: mazeretsiz ve kesintisiz 20 gün devam etmeyen çocukların kulüple ilişiği kesilir ve veli bilgilendirilir (md. 10/2); ücreti bir ay içinde yatırmayan velinin çocuğu bir sonraki ay etkinliklere alınmaz ve kulüple ilişiği kesilir (md. 14/3).
- İade konusunda dikkat: sözleşmenin 5. maddesi "talep hâlinde" iade der; yönerge 10/4 ise hiçbir hizmet almadan vazgeçen velinin aidatının iade edileceğini söyler. Bu farkı bilerek kullanın; tereddütte il/ilçe müdürlüğünüze danışın.
- Devamsızlıkta ücret: 7 günden fazla sağlık raporuna dayalı hastalık, doğal afet veya anne, baba, kardeş ölümü gibi özürlerde bu günlerin ücreti sonraki aya sayılır, sonraki ay ödeme yoksa iade edilir (md. 10/3).
EK-4 ve EK-5: kayıtta eksik kalmasın
- Kayıt sırası: önce okula kayıtlı çocuklar, sonra kulüp kurulmayan okullara kayıtlı çocuklar, sonra diğer kurumlara kayıtlı çocuklar (md. 9/1). Müracaat fazlaysa belirleme veliler huzurunda kura ile yapılır (md. 9/2). Yönerge kura için ayrı bir form veya tutanak şekli vermemiştir.
- EK-6 denetim formu doğrudan "EK-4 dolduruluyor mu?" ve "EK-5 dolduruluyor mu?" diye sorar. Yönerge EK-4 ve EK-5'in doldurulmasını açıkça yalnızca md. 5/4'teki durum için sayar; denetim formu ise genel olarak sorduğundan kulübün kayıt uygulamasında bu formları kullanması beklenir.
- EK-5, çocuğu getirip götüren kişiyi ayrıca ister. Kişi değiştiğinde formun güncellenmesi yönergede yazmaz; kulüp bunu kendi düzeninde çözer.
EK-6 ve ödeme belgeleri: denetimde sorulanlar
- Denetim formundaki ödeme soruları şunlardır: personele yönergede belirtilen oranlarda ödeme yapılıyor mu, öğretmenlere yapılan ödemeler vergi matrahlarına ekleniyor mu, usta öğreticiler için aylık ödeme ve SGK primleri mevzuata uygun mu. Bordro ve matrah bildirimini hazır tutmak bu sorulara cevap vermeyi kolaylaştırır.
- Kadrolu personele kulüp faaliyetleri kapsamında ödenen ücretler, vergi matrahlarına dâhil edilmek üzere ilgili defterdarlık muhasebe müdürlüklerine veya mal müdürlüklerine bildirilir (md. 15/4).
- Birden fazla görevi olan personele, hem öğretmenlik hem koordinatörlük yapanlar hariç, ücreti en fazla olan kalemden ödeme yapılır (md. 16/6). Hem öğretmenlik hem koordinatörlük yapanlar dışında, bordroda aynı kişiye iki ayrı kalemden pay yazmak bu hükme aykırı olur.
- Kişilere ödenen tutarın üst sınırı vardır; üst sınırdan artan miktar aylık olarak temel giderler kalemine aktarılır (md. 16/4 ve 16/8). Rakamlar için gelir dağılımı sayfasına bakın.
Programın hangi evrakı ürettiği
Çocuk Kulübü Bordro Programı, bir dönem arşivi için masaüstü sürümde şu beş PDF'i üretir: bordro, banka ödeme listesi, çocuk kulübü bilançosu, devlet memuru statüsündeki personele ait gelir vergisi matrah tablosu ve EK-3 Çocuk Kulübü Bütçe Tablosu.
Program EK-1, EK-2, EK-4, EK-5 ve EK-6 formlarını, Karar Defterini ve Sınıf ve Yoklama Defterini üretmez; bunlar okulda elle ya da kendi şablonunuzla hazırlanır. Teftiş için hangi dosyaların bir arada durması gerektiğini teftiş dosyası sayfasında derledik.
Sık sorulan sorular
Çocuk kulübünde hangi formlar kullanılır?
Yönergenin ek listesinde beş form vardır: EK-1 Onay Örneği, EK-2 Çocuk Kulübü Sözleşmesi, EK-4 Başvuru Formu, EK-5 Acil Durumlarda Başvurulacak Kişiler Formu ve EK-6 Denetim Formu. Gelir paylaşımının hesabı için madde 16/3 ayrıca EK-3 Örnek Bütçe Tablosu'na atıf yapar. Bunlara ek olarak madde 17'de sayılan defter ve dosyalar tutulur.
EK-2 sözleşmeye okul kendi maddesini ekleyebilir mi?
Evet, ama sınırlı. Sözleşmenin altındaki dipnota göre kulüp yönetim kurulu, yönerge hükümlerine aykırı olmamak kaydıyla sözleşmeye gerektiğinde madde ekleyebilir. Dipnot yalnızca madde eklenmesinden söz eder; sözleşmenin 11 maddelik metninin değiştirilebileceğini söylemez.
Denetim ne sıklıkla yapılır, formu kim doldurur?
Madde 18/1'e göre evrak, defter ve dosyalar ile eğitim etkinlikleri, yönetim kurulu başkanı ile denetim yetkilisi tarafından aylık olarak denetlenir. Sonuç EK-6 Çocuk Kulübü Denetim Formu'na işlenir ve form kulüp denetim dosyasında saklanır.
Defter ve dosyalar elektronik ortamda tutulabilir mi?
Madde 17/2: bu defter ve dosyalardan uygun olanlar elektronik ortamda da tutulabilir. Hangilerinin uygun olduğu yönergede tek tek sayılmamıştır; tereddüt ettiğiniz defter için il/ilçe millî eğitim müdürlüğüne danışın.
Ücretsiz yararlanan çocuk için hangi belge gerekir?
Madde 6/1-a, hem yoksul ailelerin çocukları hem şehit, harp malûlü ve muharip gazi çocukları için "durumlarının belgelendirilmesi" şartını koyar. Yönerge belgenin türünü saymaz. EK-6 denetim formu ise ücretsiz yararlanan öğrenci sayısını ayrıca sorar.
Çocuğun kulübe kaydı için e-Okul kaydı gerekir mi?
Evet. Madde 9/1'e göre bir çocuğun kulübe kaydedilebilmesi için e-Okulda kaydının olması zorunludur. Kulübe kaydı yapılan çocuğun velisiyle EK-2 sözleşme imzalanır (madde 9/3).
İlgili yazılar
Formların kendi metinleri için blogdaki EK-2 sözleşme yazısına ve onay süreci yazısına bakabilirsiniz. Evrakların yıl içinde hangi aylara düştüğünü yıllık takvim sayfasında görebilirsiniz.
Bordro ve ödeme belgeleri kendiliğinden hazırlansın
Personel bilgilerini bir kez girin; bordro, banka ödeme listesi ve EK-3 tablosu yönerge oranlarına göre hazırlansın. İlk 14 gün ücretsiz deneyin.